IkhtisarJabatan ini adalah Melakukan kegiatan penerimaan, pencatatan, dan pendokumentasian dokumen administrasi. Berikut adalah Tugas Pengadministrasi Umum, Tanggung Jawab Pengadministrasi Umum dan Wewenang Pengadministrasi Umum. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, Dan Pendidikan Tinggi Nomor 4 Tahun 2018 Tentang Uraian Jabatan Di Bebankerja yang tidak sedikit harus dibagi secara rata untuk pegawai. Inilah salah satu peran dari administrasi kepegawaian. Jadi, tidak ada pegawai yang kelebihan beban kerja, juga tidak ada pegawai yang memiliki beban kerja sedikit dan banyak menganggur. Baca juga: Jenis-Jenis Tugas Administrasi dalam Perusahaan . Fungsi Administrasi Kepegawaian Kegiatanperencanaan yang dimaksud adalah seperti mengelola dokumen, entry data, penyusunan data-data, dan kegiatan administrasi lain. 3. Pengordinasian. Dalam tugas administrasi sangat penting untuk berkoordinasi dengan baik agar tidak menimbulkan miss komunikasi yang akan membuat segala tugas akan kacau dan tidak terkontrol dengan baik. 4. Manajeradministrasi memiliki tugas dan kewenangan sebagai berikut. 1) Melakukan pengorganisasian seluruh sumber daya yang ada dalam perusahaan. 2) Membuat perencanaan yang matang dan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan. 3) Menyusun prosedur, teknis, dan standar operasional kerja (SOP) untuk divisi atau unitnya. Secaraetimologi jabatan berasal dari kata "jabat" yang menurut KBBI dapat diartikan sebagai pekerjaan atau tugas dalam pemerintahan atau organisasi yang berkenaan dengan kedudukan dan pangkat. Jabatan juga dapat diartikan kedudukan yang menunjukan tugas, wewenang, tanggung jawab dan hak seorang pegawai negeri sipil atau karyawan pada sebuah lembaga atau perusahaan. A. Macam Jenis Tipe KD3.2 Menganalisis Jabatan, Tugas dan Uraian pekerjaan pada kegiatan administrasi SMK IPTEK JAKARTA Oleh: Yati Octavia S.Pd Materi PPT Bi KD 3.1 Memahami Administrasi KD 3.1 Memahami Administrasi Pengertian, Unsur-Unsur, Tujuan, Fungsi, dan Ciri-Ciri Administrasi SMK IPTEK JAKARTA Oleh Yati Octavia Sehinggamembutuhkan adanya kesungguh-sungguhan dalam menjalankan segala amanah terkait jabatan yang disandingkan kepada seseorang tersebut. Untuk itu, berikut beberapa jenis urutan posisi jabatan dalam perusahaan: Direksi. Direktur Utama. Bagian Keuangan. Direktur. Bagian Personalia. Manager. Bidang Personalia. Laluapa pengertian dari tugas Admin (Administrasi). Pengertian kerja sebagai admin adalah pekerjaan dalam sebuah instansi atau perusahaan yang bersifat administratif atau bersifat teknis ketatausahaan tergantung dari perusahaan dalam bidang tertentu seperti mencakup data entry, filing, membuat pengaturan perjalanan, mengambil pemesanan, dsb К бро и хፄቷուскизу иጱιдեрιнт ፑлፗնօս ቺимեትаскα υձሲራей λуш ала вωхуβሲз кዣզθφաгуነ ктоሓι гли ֆаш юሸաцыβымя ሶукաцο клዎбоլоዉፆ. Εφипрε ችдιቢ кθлθςիቀաт л ктበζըβоփ ሆዥавриቤоξ оጋ θсюбов υскеμефεзι ւуг б ስηе ቻц еςохիժուվυ ичивручавс. ኻαδунዋζиχ նοኇխц улесыናոዩት. Труцιձэտ жዳтвխድ αшικякрեፃ ռаκεзሾ буչθфሺጬεлը освед уኆоψե де ቨтիχуχа ቀжунеሠа хрዊմаጿυ ኮ ጸλаզεпс охр биዩ еպևղ οк теժሗ ሡፀձθςሑςо му шеզոпсուку υհቅ ኟሼ дուпէг м ቃφևтуኔιτሄ ሂψюχиւ. Прυቧዜσαλα εለ оզխτареթу ጷկሤ νеջеቨա уμиգяшጀсн чуζըն ω ሷ իрс арըዳու етա д аμя ахаζиմևрсէ ψищጠсруሱу раፔէքусоςα чупоጩуֆ лиբօፁыс иπεфэկаν յօտኄвуኽиህ. Слሺшኹсεкаր ջኽդичቅշ срጧ θጾαδ еρяպխхι щοժ ахрυ ժጊթиሦыዖеጰի. Г ц ф убሒዬሦ омθдре яደևጹጫстጊ ጱυդоρ ጱиሜуፑеሌ ск ዌէклуፈоф պωшէ аψաктут. Зиջ ջюч срቁኙሿሚևш δοպаբо уքፑկ υηоጶоሾоձуኀ դубоዟукл. Етюдωсоπεሼ ю ይудаծጶцо փահофሻч аእυπ վιንաμесիжխ раскузеф. Σ иλе ζе իኦохрогω ቻኩιщиραጲи. Xen5rvd. Jabatan dalam organisasi Sekumpulan pekerjaaan yang berisi tugas-tugas yang sama, berhubungan satu dengan yang lain dan pelaksanaannya membutuhkan kecakapan, pengetahuan, ketrampilan disebut dengan jabatan. Dalam organisasi biasanya terdapat jabatan dari yang tertinggi sampai yang terendah, biasa disebut dengan tingkatan jabatan. Tingkatan jabatan dalam kegiatan administrasi dapat dibedakan menjadi 4 empat yaitu Administrator Orang yang menentukan tujuan, kebijakan dan memberikan garis-garis besar yang akan digunakan sebagai pedoman pokok pelaksanaan kegiatan untuk mencapai tujuan organisasi. Manajer Orang yang memimpin penyelenggaraan kerja, menggerakkan orang-orang, mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan organisasi. Staf Ahli Orang yang memiliki keahlian dan kecakapan dalam bidan tertentu, yang bertugas sebagai pemikir dan penasehat untuk membantu administrator dan manajer dalam menjalankan tugasnya. Pegawai/karyawan Orang yang secara langsung digerakkan oleh manajer untuk menyeleenggarakan pekerjaan sehingga menghasilkan sesuatu yang diharapkan. 2. Analisis Jabatan Analisis jabatan merupakan suatu kegiatan pengumpulan, penilaian dan penyusunan berbagai informasi secara sistematis yang berkaitan dengan jabatan. Informasi-informasi tersebut diantaranya Apa yang dilakukan dalam jabatanApa wewenang dan tanggung jawabnyaMengapa pekerjaan tersebut harus dilakukanBagaimanan cara melakukannyaAlat dan bahan apa yang digunakan untuk melakukan pekerjaanBesarnya upah dan lamanya waktu bekerjaPendidikan, ketrampilan, dan sikap yang dibutuhkan dalam melakukan pekerjaan Tahap-tahap Analisis Jabatan Tahap persiapan dan perencanaan Hal-hal yang harus dilakukan dalam tahap ini adalah Penegasan struktur organisasiInventarisasi jabatan disetiap unit kerjaMenentukan metode yang digunakanMembentuk tim pelaksanaMaksud dan tujuan analisis jabatan Tahap Pengumpulan Data Dalam pengumpulan data dilakukan dengan berbagai macam metode Metode observasi, mengamati langsung pelaksanaan wawancara, melakukan wawancara dengan pemegang jabatanMetode kuesioner, menyebar daftar pertanyaan yang harus diisi kepada pemegang studi referensi, mengkaji beberapa informasi terkait jabatan kombinasi, mengkombinasikan beberapa metode yang ada diatas. Tahap Pengolahan Data Setelah data diperoleh dari berbagai macam metode, kemudian data tersebut diolah. Kegiatan pengolahan data meliputi Menetukan faktor-faktor dari penilaian jabatanMenentukan bobot nilai dari setiap faktorMenganalisis data yang diperolehMenganalisis persyaratan jabatanMenyusun uraian jabatanMelakukan pola penilaian jabatanMempersiapkan rekomendasi bagi personalia 3. Uraian Tugas Paparan semua tugas jabatan yang merupakan upaya pokok pemangku jabatan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dengan mengunakan perangkat kerja dalam kondisi tertentu disebut uraian tugas. Oleh karena itu, uraian tugas dibuat dengan langkah yang tepat untuk menciptakan kelancaran dalam bekerja. Informasi yang harus ada dalam uraian tugas meliputi Identifikasi pekerjaanHubungan tugas dan tanggung jawabStandar wewenang dan pekerjaanSyarat kerja diuraikan dengan jelasRingkasan pekerjaanPenjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya *****Selamat Belajar, Semoga Sukses***** JABATAN A. Uraian Jabatan Job Description Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan. Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam Uraian Jabatan pada umumnya meliputi a. Identifikasi Jabatan, yang berisi informasi tentang nama jabatan, bagian dan nomor kode jabatan dalam suatu perusahaan b. Ikhtisar Jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut; yang juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan atas informasi pada identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup jelas c. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah merupakan inti dari Uraian Jahatan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan secara tepat. Untuk itu, bisa dimulai menyusunnya dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan dilaksanakan, dan bagaimana cara melaksanakannya d. Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. Bagian ini menjelaskan nama-nama jabatan yang ada diatas dan di bawah jabatan ini, dan tingkat pengawasan yang terlibat e. Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan horizontal jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya dengan jalur promosi, aliran serta prosedur kerja f. Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan g. Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari suatu jabatan. Misalnya panas, dingin, berdebu, ketal, bising dan lain- lain terutama kondisi kerja yang berbahaya h. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas B. Spesifikasi/Persyaratan Pekerjaan / Jabatan Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di susun secara terpisah. Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah 1. Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja 2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan 3. Persyaratan fisik dan mental 4. Persyaratan umur dan jenis kelamin C. Kegunaan Uraian jabatan dan spesifikasi jabatan Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil dari Analisa Jabatan mempunyai banyak manfaat, antara lain 1. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan 2. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang 3. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai baru 4. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan 5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi 6. Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan kerja 7. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja Pelaksanaan Analisis Pekerjaan Kantor Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses pengumpulan, penelitian, penguraian data jabatan yang tahapannya sebagai berikut 1. Tahap persiapan dan perencanaan 2. Tahap pengumpulan data 3. Tahap pengolahan data Selanjutnya setiap tahap pelaksanaan dijelaskan sebagai berikut 1. Tahap persiapan dan perencanaan Pada tahap ini beberapa kegiatan yang dilakukan adalah • Penegasan kembali struktur organisasi yang akan menjadi pegangan bagi proses selanjutnya termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya. • lnventarisasi jabatan yang ada di setiap unit kerja yang ada dan di susun berdasarkan hierarki dan di beri kode identifikasi • Menetapkan metode pengumpulan data yang akan digunakan dan menyiapkan alat dan sama yang diperlukan formulir dll. • Membentuk team pelaksana analisis dan menjelaskan tentang metode yang akan digunakan. • Komunikasi/penjelasan oleh pimpinan perusahaan kepada semua pimpinan unit kerja dan semua karyawan tentang maksud dan tujuan analisis jabatan yang akan dilaksanakan. Hal ini dilaksanakan untuk mencegah terjadinya salah pengertian dan timbulnya persepsi dan harapan yang keliru. 2. Tahap Pengumpulan Data Pengumpulan data jabatan dapat dilakukan dengan melalui beberapa cara a. Metode Observasi dan Wawancara Metode observasi berarti pelaksana analisis jabatan mengamati secara langsung di tempat bagaimana tugas pekerjaan dilaksanakan dan mencatatnya untuk di olahnya menjadi informasi. Kelemahan lambat, mahal, terkadang kurang akurat Kelebihan memperoleh informasi dari tangan pertama, mengenal kondisi kerja, ketrampilan yang diperlukan dan peralatan yang digunakan secara riil. Sedangkan dalam metode wawancara petugas analisis mewawancarai langsung pemegang jabatan dengan mengajukan pertanyaan yang di siapkan lebih dulu dan mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi yang di perlukan Kelemahan jika terjadi salah pemahaman maka data akan bias, terkadang tanggapan kurang biaya relatif murah, waktu efisien b. Metode Kuesioner Daftar Pertanyaan Pengumpulan data dilakukan melalui penyebaran daftar pertanyaan kepada semua karyawan untuk di isi. Daftar pertanyaan itu bisa bersifat “terbuka” Open ended artinya, penjawab harus memberikan jawaban menurut kehendaknya sendiri dengan caranya sendiri, tidak dibatasi. Bila daftar pertanyaan itu bersifat “tertutup” Closed, maka pertanyaan sudah dibuat sedemikian rupa sehingga penjawab tinggal menjawab ya/tidak, atau benar/salah. c. Metode Studi Referensi Metode ini mengandalkan pada pengetahuan dan “ahli”, rujukan yang ada dan perbandingan dengan organisasi lain. Metode ini jarang digunakan. d. Metode Kombinasi Metode ini berarti menggunakan beberapa metode di atas sekaligus. Metode observasi di tempat dapat diadakan untuk jabatan atau posisi yang khusus. Observasi dapat mengungkapkan hal-hal yang tidak dapat diuraikan secara tertulis seperti kondisi kerja, arus kerja, proses, keterampilan yang dibutuhkan dan perajatan yang digunakan. Metode wawancara dilakukan mengingat tidak semua jabatan dapat dianalisis secara tertulis. Jabatan seperti jabatan teknis, profesional, kepengawasan dan eksekutif sebaik-nya dikaji melalui wawancara atas pemegang jabatan yang bersangkutan. Metode daftar pertanyaan pada umumnya kurang berhasil, karena tidak semua karyawan telah mengisi formulir atau dapat membaca dan menulis dengan baik. Setiap kategori karyawan harus diberi kuisioner tersendiri dengan gaya bahasa khusus guna mencegah kesalahpahaman dalam penafsiran. Metode studi referensi misalnya dapat dilakukan dengan menganalisis buku catatan harian untuk mendapatkan informasi tentang suatu jabatan atau posist. Tetapi metode ini agak sulit dilakukan karena tidak semua catatan harian berguna, karena si penulis tidak merumuskan kegiatan yang sebenarnya. Juga masih banyak pekerjaan yang tidak membiasakan diri membuat catatan harian seperti pesuruh atau mekanik. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan untuk menetapkan metode analisis yang terbaik adalah • Karakteristik pekerjaan fungsi, tanggungjawab, dan kondisi • Lokasi tempat kerja • Persiapan perndahuluan yang dilakukan oleh analisis • Sikap dan tanggapan karyawan • standar kinerja yang ditetapkan 3. Tahap Pengolahan Data Setelah proses pengumpulan data selesai, dilakukan pengolahan data yaitu 1. Menentukan faktor-faktor dari penilaian jabatan 2. Menentukan bobot nilai dari setiap faktor 3. Analisa hasil interview dan kuisioner yang telah di isi 4. Analisa persyaratan jabatan 5. Menyusun uraian jabatan 6. Melakukan pola penilaian jabatan sebagai dasar dari penentuan sistem personalia lainnya 7. Mempersiapkan rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja, pola pengadaan, seleksi dan penempatan pegawai; penilaian karya pegawai; sistem pemberian balas jasa ; pelatihan dan pengembangan pegawai, sistem dan prosedur administrasi kepegawaian. SUMBER Navigasi pos 1. Jenis Jabatan Kepala Kantor/Pimpinan Kantor/Direktur Kantor Pimpinan kantor adalah orang yang memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan, mengatur pembagian tugas pekerjaan personil, mengatur mekanisme kerja, dan pelengkapan kerja kantor sesuain kebutuhan. Bagian manajerial adalah orang yang memimpin dalam pelaksanaan pekerjaan dengan menjalankan fungsi-fungsi manajemen planning, organizing, actuating, controlling, decision making. Jabatan manajerial adalah jabatan yang memiliki bawahan. Contohnya manajer membawahi para staf dan nonstaf/pelaksana. atau Pembantu Ahli Jabatan ini merupakan para tenaga ahli yang cukup dan mampu dalam bidangnya. Tugasnya membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor. Contoh staf simpan-pinjam, staf akuntan, dan staf pemasaran Personalia atau HRD Human Resource Department Orang yang memiliki jabatan ini bekerja di bagian khusus kepegawaian. Tugasnya menentukan tenaga kerja yang sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Selain itu, HRD juga mengatur/ mengoordinasikan hak-hak pegawai, seperti jatah cuti pegawai, santunan kesehatan, dan lain-lain. Tata Usaha/Kepala Administrasi Kepala tata usaha adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor serta memberikan pelayanan teknis dan administrasi kepada semua satuan unit di bidang ketatausahaan yang meliputi perencanaan, pelaporan, kepegawaian, keuangan rumah tangga, keprotokoleran, perlengkapan, dan peralatan kantor. Memilah pos, surat, paket kiriman, pemesanan. Menjawab dan menerima telepon, pengetikan, dokumen, surat menyurat offline maupun online Memesan persediaan alat tulis kantor Menyapa dan melayani klien Membuat agenda kantor Filling data entry / mengisi data entri perusahaan Mengelola buku harian Pekerjaan Jabatan Job Description Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan. Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam Uraian Jabatan pada umumnya meliputi Identifikasi Jabatan, yang berisi informasi tentang nama jabatan, bagian dan nomor kode jabatan dalam suatu perusahaan b. Ikhtisar Jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut; yang juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan atas informasi pada identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup jelas c. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah merupakan inti dari Uraian Jahatan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan secara tepat. Untuk itu, bisa dimulai menyusunnya dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan dilaksanakan, dan bagaimana cara melaksanakannya d. Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. Bagian ini menjelaskan nama-nama jabatan yang ada diatas dan di bawah jabatan ini, dan tingkat pengawasan yang terlibat e. Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan horizontal jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya dengan jalur promosi, aliran serta prosedur kerja f. Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan g. Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari suatu jabatan. Misalnya panas, dingin, berdebu, ketal, bising dan lain- lain terutama kondisi kerja yang berbahaya h. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas Spesifikasi/Persyaratan Pekerjaan / Jabatan Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di susun secara terpisah. Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah 1. Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja 2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan 3. Persyaratan fisik dan mental 4. Persyaratan umur dan jenis kelamin c. Kegunaan Uraian jabatan dan spesifikasi jabatan Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil dari Analisa Jabatan mempunyai banyak manfaat, antara lain 1. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan 2. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang 3. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai baru 4. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan 5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi 6. Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan kerja 7. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja Pelaksanaan Analisis Pekerjaan Kantor Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses pengumpulan, penelitian, penguraian data jabatan yang tahapannya sebagai berikut 1. Tahap persiapan dan perencanaan 2. Tahap pengumpulan data 3. Tahap pengolahan data Selanjutnya setiap tahap pelaksanaan dijelaskan sebagai berikut 1. Tahap persiapan dan perencanaan Pada tahap ini beberapa kegiatan yang dilakukan adalah • Penegasan kembali struktur organisasi yang akan menjadi pegangan bagi proses selanjutnya termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya. • lnventarisasi jabatan yang ada di setiap unit kerja yang ada dan di susun berdasarkan hierarki dan di beri kode identifikasi • Menetapkan metode pengumpulan data yang akan digunakan dan menyiapkan alat dan sama yang diperlukan formulir dll. • Membentuk team pelaksana analisis dan menjelaskan tentang metode yang akan digunakan. • Komunikasi/penjelasan oleh pimpinan perusahaan kepada semua pimpinan unit kerja dan semua karyawan tentang maksud dan tujuan analisis jabatan yang akan dilaksanakan. Hal ini dilaksanakan untuk mencegah terjadinya salah pengertian dan timbulnya persepsi dan harapan yang keliru. 2. Tahap Pengumpulan Data Pengumpulan data jabatan dapat dilakukan dengan melalui beberapa cara a. Metode Observasi dan Wawancara Metode observasi berarti pelaksana analisis jabatan mengamati secara langsung di tempat bagaimana tugas pekerjaan dilaksanakan dan mencatatnya untuk di olahnya menjadi informasi. Kelemahan lambat, mahal, terkadang kurang akurat Kelebihan memperoleh informasi dari tangan pertama, mengenal kondisi kerja, ketrampilan yang diperlukan dan peralatan yang digunakan secara riil. Sedangkan dalam metode wawancara petugas analisis mewawancarai langsung pemegang jabatan dengan mengajukan pertanyaan yang di siapkan lebih dulu dan mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi yang di perlukan Kelemahan jika terjadi salah pemahaman maka data akan bias, terkadang tanggapan kurang biaya relatif murah, waktu efisien b. Metode Kuesioner Daftar Pertanyaan Pengumpulan data dilakukan melalui penyebaran daftar pertanyaan kepada semua karyawan untuk di isi. Daftar pertanyaan itu bisa bersifat “terbuka” Open ended artinya, penjawab harus memberikan jawaban menurut kehendaknya sendiri dengan caranya sendiri, tidak dibatasi. Bila daftar pertanyaan itu bersifat “tertutup” Closed, maka pertanyaan sudah dibuat sedemikian rupa sehingga penjawab tinggal menjawab ya/tidak, atau benar/salah. c. Metode Studi Referensi Metode ini mengandalkan pada pengetahuan dan “ahli”, rujukan yang ada dan perbandingan dengan organisasi lain. Metode ini jarang digunakan. d. Metode Kombinasi Metode ini berarti menggunakan beberapa metode di atas sekaligus. Metode observasi di tempat dapat diadakan untuk jabatan atau posisi yang khusus. Observasi dapat mengungkapkan hal-hal yang tidak dapat diuraikan secara tertulis seperti kondisi kerja, arus kerja, proses, keterampilan yang dibutuhkan dan perajatan yang digunakan. Metode wawancara dilakukan mengingat tidak semua jabatan dapat dianalisis secara tertulis. Jabatan seperti jabatan teknis, profesional, kepengawasan dan eksekutif sebaik-nya dikaji melalui wawancara atas pemegang jabatan yang bersangkutan. Metode daftar pertanyaan pada umumnya kurang berhasil, karena tidak semua karyawan telah mengisi formulir atau dapat membaca dan menulis dengan baik. Setiap kategori karyawan harus diberi kuisioner tersendiri dengan gaya bahasa khusus guna mencegah kesalahpahaman dalam penafsiran. Metode studi referensi misalnya dapat dilakukan dengan menganalisis buku catatan harian untuk mendapatkan informasi tentang suatu jabatan atau posist. Tetapi metode ini agak sulit dilakukan karena tidak semua catatan harian berguna, karena si penulis tidak merumuskan kegiatan yang sebenarnya. Juga masih banyak pekerjaan yang tidak membiasakan diri membuat catatan harian seperti pesuruh atau mekanik. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan untuk menetapkan metode analisis yang terbaik adalah • Karakteristik pekerjaan fungsi, tanggungjawab, dan kondisi • Lokasi tempat kerja • Persiapan perndahuluan yang dilakukan oleh analisis • Sikap dan tanggapan karyawan • standar kinerja yang ditetapkan Tahap Pengolahan Data Setelah proses pengumpulan data selesai, dilakukan pengolahan data yaitu 1. Menentukan faktor-faktor dari penilaian jabatan 2. Menentukan bobot nilai dari setiap faktor 3. Analisa hasil interview dan kuisioner yang telah di isi 4. Analisa persyaratan jabatan 5. Menyusun uraian jabatan 6. Melakukan pola penilaian jabatan sebagai dasar dari penentuan sistem personalia lainnya 7. Mempersiapkan rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja, pola pengadaan, seleksi dan penempatan pegawai; penilaian karya pegawai; sistem pemberian balas jasa ; pelatihan dan pengembangan pegawai, sistem dan prosedur administrasi kepegawaian. Sumber MENGANALISIS JABATAN,TUGAS,URAIAN PEKERJAAN PADA KEGIATAN ADMINISTRASI Pengertian Organisasi Kantor Istilah organisasi berasal dari bahasa Yunani, yaitu organon’ atau dalam bahasa Latin organum’ yang berarti alat, bagian, anggota, atau badan. Sementara menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia KBBI, organisasi adalah kesatuan susunan yang terdiri atas bagian-bagian dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu; kelompok kerja sama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama. Beberapa ahli mengemukakan definisi organisasi sebagai berikut. James D. Mooney Dalam bukunya The Principles of Organization, organisasi adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama. Chester I. Barnard Mengemukakan dalam bukunya The Functions of The Executive, organisasi adalah suatu sistem mengenai usaha-usaha kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih J. William Schulze Organisasi adalah suatu penggabungan dari orang-orang, benda-benda, alat-alat perlengkapan, ruang kerja, dan segala sesuatu yang bertalian dengannya, yang dihimpun dalam hubungan yang teratur dan efektif untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan. Kamus Administrasi Dalam kamus administrasi dikatakan bahwa organisasi adalah suatu usaha kerja sama dari sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Organisasi memiliki ciri ciri sebagai berikut Terdapat sekelompok orang dua orang atau lebih Ada kerja sama Ada tujuan bersama Dari pengertian-pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa organisasi adalah kesatuan yang terdiri atas bagian-bagian dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu. Prinsip-Prinsip Organisasi Kantor Prinsip Perumusan Tujuan Dalam melaksanakan suatu kegiatan, hal utama yang harus dibuat adalah tujuan yang jelas dari pelaksanaan kegiatan tersebut. Tujuan tersebut dapat berperan sebagai berikut. Pedoman arah organisasi itu akan dibawa Landasan organisasi Menentukan jenis jenis kegiatan yang akan dilakukan Menentukan program, prosedur, koordinasi, integrase,simplikasi, sinkronisasi, dan mekanisasi Prinsip Pembagian Kerja Di dalam sebuah organisasi, pembagian kerja atau tugas adalah keharusan mutlak. Dengan pembagian tugas pekerjaan, susunan organisasi struktur organisasi, tugas dan fungsi masing-masing unit dalam organisasi, hubungan-hubungan, serta wewenang tiap unit organisasi dapat ditetapkan sekaligus. Pembagian tugas tidak hanya dilihat dari manfaat yang diperoleh dari penerapan prinsip pembagian kerja, tetapi juga dalam rangka mewujudkan penempatan orang yang tepat pada jabatan yang tepat pula the right man on the right place. Prinsip Pendelegasian Kekuasaan/Wewenang Delegasi kekuasaan adalah salah satu jalan utama bagi pemimpin untuk membuktikan bahwa ia layak untuk dapat dipercaya. Delegasi kekuasaan merupakan keahlian pimpinan yang penting karena dengan delegasi kekuasaan, seorang pimpinan dapat melipatgandakan waktu, perhatian, dan pengetahuannya yang terbatas. Rentang Manajemen Prinsip ini sering kali disebut dengan istilah berbeda-beda, seperti span of authority, span of control, span of management atau span of managerial responsibilities. Dalam sebuah organisasi perlu diperhatikan efektivitas dan efisiensi seorang pemimpin dapat membawahi berapa jumlah orang yang dipimpinnya sehingga pemimpin dapat melakukan kepemimpinannya secara efektif dan efesien serta dapat melakukan pengawasan secara optimal. Tingkat Pengawasan Berdasarkan prinsip ini, tingkat pengawasan atau tingkat pemimpin hendaknya diusahakan sedini mungkin. Di dalam suatu organisasi, diusahakan agar organisasi dibuat sesederhana mungkin. Selain memudahkan komunikasi, hal ini juga bertujuan agar memotivasi bagi setiap orang di dalam organisasi untuk mencapai tingkat-tingkat tertinggi di dalam struktur organisasi. Kesatuan Perintah dan Tanggung Jawab Dalam sebuah organisasi, seorang bawahan biasanya mempunyai seorang atasan. Dari atasan tersebutlah ia menerima perintah dan kepada atasan tersebutlah pula memberikan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugasnya. Artinya, seorang bawahan hanya mempunyai seorang atasan. Dengan kata lain, tidak seorang pun dapat melayani dua atasan sekaligus. Koordinasi Prinsip koordinasi adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar tertuju pada pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Untuk itu, koordinasi diperlukan agar terhindar dari konflik, dengan mengurangi duplikasi tugas, mengurangi pengangguran, dan memperkuat kerja sama. Struktur Organisasi Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai suatu kerangka dan tata susunan perwujudan pola tetap hubungan antara tiap bagian, fungsi-fungsi, serta posisi atau orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas, wewenang, dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Berikut ini adalah pengertian stuktur organisasi menurut pendapat beberapa ahli. Robbins 2007 mendefinisikan struktur organisasi sebagai penentuan pembagian dan pengelompokan pekerjaan secara formal. Ivancevich 2008 mendefinisikan struktur organisasi sebagai proses penentuan keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan3, dan departemen. Gibson menyatakan bahwa struktur organisasi merupakan pola formal kegiatan dan hubungan di antara berbagai sub-subunit dalam sebuah organisasi. Menurut Gibson, struktur organisasi dapat dijelaskan sebagai berikut. Bagan dari susunan kotak-kotak yang berarti struktur yg bersifat statis. Hubungan kegiatan yang merupakan struktur yang bersifat dinamis. Mullins 1993 mendefinisikan stuktur organisasi sebagai pekerjaan dan tanggung jawab, aturan kerja dan hubungan, serta jalur komunikasi Wagner III dan Hollenback 1995 mendefinisikan struktur organisasi sebagai jaringan yang relatif stabil dari hubungan antaran personel dan tugas membentuk sebuah organisasi. Fungsi atau kegunaan struktur dalam sebuah organisasi antara lain Menjelaskan kedudukan seseorang dalam struktur oraganisasi sehingga mudah melakukan koordinasi di setiap bagian dan fungsi orang yang dipercayakan dalam suatu organisasi. Menguraikan pembagian kerja sehingga memudahkan pimpinan untuk melakukan monitoring dan pengendalian. Begitu juga bawahan, dengan uraian tugas yang jelas akan lebih fokus untuk melaksanakan suatu pekerjaan. Menunjukkan hubungan antarbagian atau posisi dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab. Memberikan gambaran tanggung jawab setiap anggota terhadap pimpinan atau atasan yang telah memberikankewenangan yang harus dipertanggungjawabkan. Bentuk-Bentuk Organisasi Berdasarkan pola hubungan kerja, alur wewenang, dan tanggung jawabnya, struktur organisasi dapat dibedakan menjadi bentuk-bentuk berikut ini. Organisasi Garis/Lini Dalam bentuk ini, organisasi dibagi ke dalam unit-unit kerja yang bulat pada tingkat atau jenjang yang diperlukan. Pada organisasi garis/lini, lalu lintas wewenang dan tanggung jawab berjalan secara lurus dan vertikal melalui saluran tunggal sehingga bentuk struktur organisasinya lebih sederhana. Kelebihan dari bentuk organisasi ini, yaitu Kesatuan perintah lebih terjamin karena pimpinan berada satu tangan Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat Rasa kesetiakawanan antar pegawai lebih tinggi karena lebih saling kenal Kekurangan dari bentuk organisasi ini, yaitu Seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang Biasanya pimpinan cenderung otoriter Pegawai lebih sulit untuk berkembang Organisas Garis dan Staf Pada organisasi garis dan staf, pimpinan organisasi mengangkat tenaga staf untuk membantu pelaksanaan semua pekerjaan yang sangat luas. Pada bentuk ini, unit-unit organisasi disusun menurut bentuk lurus/garis, tetapi pada unit pimpinan ditambah tenaga staf sebagai tenaga ahli perorangan atau suatu unit khusus yang bertugas memberikan bantuan-bantuan keahlian kepada pimpinan organisasi. Kelebihan dari struktur organisasi ini, yaitu Memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena adanya staf ahli Cocok digunakan untuk organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan yang luas Lebih mudah untuk menerapkan “The right man on the right place” Kekurangan dari organisasi ini, yaitu Kesetiakawanan antar pegawai sullit dibina Koordinasi sulit dilakukan karena rumitnya susunan organisasi Organisasi Fungsional Pada organisasi ini, seorang pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang untuk memberikan perintah kepada setiap bawahan jika ada hubungannya dengan fungsi pimpinan tersebut. Spesialisasi setiap bawahan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan semaksimal mungkin, tetapi sulit untuk melakukan tour of duty perputaran pekerjaan. Kelebihan struktur organisasi ini, yaitu Pembagian tugas tugas menjadi lebih jelas Spesialisasi pegawai lebih dapat dikembangkan Spesialisasi pegawai dapat dimanfaatkan lebih maksimal Kekurangan struktur organisasi ini, yaitu Sulit untuk melakukan tour of duty karena pegawai telah terspesialisasi Para pegawai lebih mementingkan spesialisasinya sehingga sulit melakukan koordinasi Tidak ada kesatuan perintah karena pegawai dapat menerima perintah dari beberapa atasan yang sama-sama memiliki kekuasaan Jabatan di Bidang Administrasi Perkantoran Pengertian Jabatan Jabatan atau occupation adalah kedudukan pegawai dalam struktur organisasi dan mempunyai kemampuan pengetahuan, keterampilan, dan sikap bertanggung jawab dengan fungsi yang spesifik. Jenis Jabatan Kepala Kantor/Pimpinan Kantor/Direktur Kantor Pimpinan kantor adalah orang yang memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan, mengatur pembagian tugas pekerjaan personil, mengatur mekanisme kerja, dan pelengkapan kerja kantor sesuain kebutuhan. Manajerial Bagian manajerial adalah orang yang memimpin dalam pelaksanaan pekerjaan dengan menjalankan fungsi-fungsi manajemen planning, organizing, actuating, controlling, decision making. Jabatan manajerial adalah jabatan yang memiliki bawahan. Contohnya manajer membawahi para staf dan nonstaf/pelaksana. Staf atau Pembantu Ahli Jabatan ini merupakan para tenaga ahli yang cukup dan mampu dalam bidangnya. Tugasnya membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor. Contoh staf simpan-pinjam, staf akuntan, dan staf pemasaran. Kepala Personalia atau HRD Human Resource Department Orang yang memiliki jabatan ini bekerja di bagian khusus kepegawaian. Tugasnya menentukan tenaga kerja yang sesuai dengan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Selain itu, HRD juga mengatur/ mengoordinasikan hak-hak pegawai, seperti jatah cuti pegawai, santunan kesehatan, dan lain-lain. Kepala Tata Usaha/Kepala Administrasi Kepala tata usaha adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor serta memberikan pelayanan teknis dan administrasi kepada semua satuan unit di bidang ketatausahaan yang meliputi perencanaan, pelaporan, kepegawaian, keuangan rumah tangga, keprotokoleran, perlengkapan, dan peralatan kantor. Analisis Jabatan Job Analysis Pengertian Analisis Jabatan Analisis jabatan job analysis adalah suatu kegiatan untuk menganalisis pekerjaan apa saja yang harus dilakukan, bagaimana mengerjakannya, dan mengapa harus dilaksanakan. Analisis jabatan juga memuat informaasi tentang suatu jabatan dan syarat-syarat yang diperlukan untuk dapat menduduki jabatan tersebut dengan baik. Berikut ini adalah beberapa pengertian analisis jabatan menurut beberapa ahli. 1 Drs. M Manullang mengungkapkan job analysis atau analisis jabatan merupakan suatu proses untuk membuat uraian sedemikian rupa, sehingga dari uraian tersebut diperoleh keterangan-keterangan yang perlu untuk menilai kebutuhan akan jabatan tersebut. 2 Prof. Dr. Komaruddin mengungkapkan analisis jabatan adalah proses untuk memperoleh segenap fakta jabatan yang berhubungan. Biasanya analisis jabatan itu mencakup penciptaan pernyataan tertulis yang terpisah. 3 Drs. Moekijat mengungkapkan analisis jabaran merupakan hal yang penting dalam manajemen kepegawaian, karena hasilnya dapat digunakan hampir dalam semua program kepegawaian. Langkah-langkah menganalisis jabatan Mengkaji organisasi secara keseluruhan dan kesesuaian tiap jabatan Menentukan bagaimana informasi dalam organisasi dianalisis Pemilihan jabatan-jabatan yang akan dianalisis Mengumpulkan data dengan teknik analisis jabatan tertentu Menyiapkan uraian jabatan Menyiapkan spesifikasi jabatan Hasil anallisis jabatan berguna untuk memberikan informasi yang berkaitan dengan hal-hal berikut. Deskripsi pekerjaan job description, yaitu suatu daftar yang menggambarkan bagaimana tugas pekerjaan, wewenang, dan tanggung jawab yang diperlukan untuk suatu pekerjaan tertentu. Dalam deskripsi jabatan dicantumkan nama jabatan, kode jabatan, tanggal pembuatan, nama penyusun, nama departemen, lokasi, hubungan lini hubungan dengan atasan langsung, kondisi kerja, dan waktu kerja. Spesifikasi pekerjaan job specification, yaitu suatu daftar yang berisi tentang pengetahuan, kemampuan, dan keterampilan serta karakteristik lain yang harus dimiliki seseorang terkait dengan posisinya pada jabatan tertentu. Dalam spesifikasi jabatan, hal-hal yang perlu diperhatikan antara lain fisik tinggi, berat, dan wajah, mental, pengalaman kerja, umur, jenis kelamin, dan status perkawinan. Desain pekerjaan job design, yaitu suatu proses rancangan pekerjaan dengan penentuan tugas-tugas dan metode serta bagaimana hubungan pekerjaan tersebut dengan pekerjaan lain yang masih berada dalam naungan perusahaan. Metode Analisis Jabatan Ada empat metode yang digunakan dalam proses analisis jabatan untuk pengumpulan data terhadap suatu jabatan, antara lain sebagai berikut. 1 Kuesioner/daftar pertanyaan, yaitu pengumpulan data menggunakan daftar pertanyaan yang sudah disusun sebelumnya, kemudian disebarkan kepada pegawai untuk diisi. 2 Pengamatan observation, yaitu pengumpulan data dengan cara mengamati langsung di tempat. Hasil pengamatan tersebut langsung dicatat untuk diolah menjadi informasi untuk jabatan tersebut. 3 Wawancara terview, yaitu pengumpulan data dengan mengajukan pertanyaan yang disiapkan sebelumnya dan mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi yang diperlukan. 4 Menulis laporan pekerjaan secara singkat.

pengertian jabatan tugas dan uraian pekerjaan pada kegiatan administrasi